Perolehan membawa maksud membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja selaras dengan peraturan perolehan Universiti Malaya

Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan, sivil dan lain-lain seperti kerja-kerja bangunan, jalan, tapak kawasan dan perparitan. la juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Bekalan merupakan perolehan barangan dan peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program Universiti Malaya. Contohnya alatulis, bahan kimia, perabot, alat makmal dan kenderaan.

Perkhidmatan merupakan perolehan bagi khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan, pencucian, dan khidmat perundingan.

Secara umumnya Perolehan bekalan/perkhidmatan sehingga RM200,000.00 boleh dibuat secara mempelawa sebutharga seperti di bawah:

Had	Kuasa Meluluskan	Tatacara Perolehan
Sehingga RM10,000.00	Ketua PTj . (3 Sebutharga) atau Pegawai yang diberikuasa oleh PTj	Panggilan sebutharga oleh PTj bagi memastikan mendapat perolehan pada kadar harga yang kompetitif.
Melebihi RM10,000.00 hingga RM20,000.00	Jawatankuasa Sebutharga PTj . (3 Sebutharga) (Dekan, Timbalan Dekan, Ketua Jabatan)	Panggilan sebutharga oleh PTj dan keputusan dibuat oleh Jawatankuasa PTj iaitu Dekan/Pengarah sebagai Pengerusi, 2 ahli yang terdiri dari mana-mana Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah dan Ketua Jabatan yang bersesuaian.
Melebihi RM20,000.00 hingga RM50,000.00	Naib Canselor/Timbalan Naib Canselor (PPHB)/Pengawal Kewangan . (5 Sebutharga)	Panggilan sebutharga oleh PTj dan mengemukakan kepada Bahagian Perolehan untuk diproses untuk pertimbangan Naib Canselor (PPHB)/Pengawal Kewangan. Surat kelulusan dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.
Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00	Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya dipengerusikan oleh Pengawal Kewangan, ahli	Panggilan sebutharga oleh PTj dan mengemukakan kepada Bahagian Perolehan untuk diproses untuk pertimbangan oleh Jawatankuasa Sebutharga. Surat kelulusan dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.

Semua permohonan perolehan bagi bekalan/perkhidmatan tidak melebihi RM50,000.00 secara rundingan terus dari satu pembekal/kontraktor (Agen Tunggal) sahaja akan dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan secara dalaman mengikut Had Kuasa Kewangan Universiti. Manakala permohonan perolehan secara rundingan terus melebihi RM50,000.00 akan dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan.

Semua bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan hendaklah dipesan terus kepada pembekal-pembekal yang tersenarai dalam kontrak pusat tersebut tanpa mempelawa sebutharga atau tender.

Pembelian darurat bermaksud pembelian yang dibuat segera atau serta merta di mana kelewatan Perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan.

Borang Penilaian Prestasi Pembekal dilampirkan bersama surat kelulusan bagi perolehan yang diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya atau Lembaga Perolehan B. Tujuan ia dilampirkan bersama surat kelulusan adalah untuk memudahkan pihak PTj memberi maklumbalas kepada Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari berhubung kategori prestasi pembekal sebaik sahaja tamat tempoh penghantaran/tempoh siap kerja selesai.

Sekiranya tiada maklum balas daripada PTj berkenaan dalam masa sebulan selepas tamat tempoh penghantaran, Bahagian Perolehan akan mengeluarkan surat peringatan pertama kepada PTj untuk memberi maklum balas segera dan seterusnya sehingga maklum balas berkenaan diperolehi.

Sebaik sahaja Bahagian Perolehan mendapatkan maklum balas berkenaan, Bahagian Perolehan akan merekod maklumat tersebut dalam pangkalan data.

Semua maklum balas/laporan difailkan.

Sekiranya terdapat komen yang diberi oleh PTj di ruangan catatan, pihak Bahagian Perolehan akan mengeluarkan surat penghargaan/kritikan kepada pembekal berkenaan.

Arahan Perubahan Kerja didefinasikan sebagai sesuatu perubahan kepada kontrak kerja bermaksud sebarang penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau dikurangkan.

1.6.2

Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria berikut:

(i)

tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan, kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;

(ii)

perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;

(iii)

bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak; dan

(iv)

bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan kerja yang ditentukan dalam kontrak asal hendaklah dapat dikenalpasti dalam kerja-kerja gantian itu.

1.6.3

Bagi semua Arahan Perubahan Kerja, permohonan hendaklah dikemukakan kepada Pengawai Penguasa (Timbalan Naib Canselor Penyelidikan dan Inovasi) dan kerja-kerja asal masih dalam tempoh siap yang dibenarkan. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah kerja perubahan terkumpul tidak melebihi 20% dari nilai asal kontrak. Sekiranya jumlah kerja perubahan terkumpul melebihi 20% dari nilai asal kontrak, kuasa meluluskan jumlah kerja perubahan tersebut adalah di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti.

1.6.4

Bagi semua Arahan Perubahan Kontrak Perkhidmatan dan Bekalan, permohonan hendaklah dikemukakan kepada Pihak Berkuasa yang meluluskan sebutharga atau tender asal berkenaan dan tempoh penghantaran perkhidmatan dan bekalan masih dalam masa dibenarkan. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah perubahan kontrak atau perlanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan tidak melebihi 50% dari nilai asal kontrak. Sekiranya jumlah kontrak bekalan dan perkhidmatan terkumpul melebihi 50% dari nilai asal kontrak, kuasa meluluskan jumlah perubahan kontrak atau perlanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan adalah di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti.

 

PTj/Jabatan adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan telah dipecahkecilkan (Perkara 4.2, SPP 5/2007).

Kebanyakan urusan perolehan kerja di Universiti diuruskan oleh Jabatan Pembangunan & Penyelenggaraan Harta Benda (JPPHB). Walaubagaimanapun terdapat sebahagian perolehan kerja dilaksanakan oleh PTj/Jabatan lain misalnya di Kolej Kediaman di mana kerja-kerja tidak melibatkan struktur bangunan. Dalam hal ini PTj/Jabatan dikehendaki supaya mendapat khidmat nasihat dari pihak JPPHB bagi semua perolehan kerja untuk menentukan semua aspek penting yang berkaitan telah diambilkira selaras dengan Arahan Perbendaharaan 182.1(a).